电子文件归档和电子档案管理新模式的复制和推广

电子文件归档和电子档案管理新模式的复制和推广

(一)电子文件归档和电子档案管理新模式试点复制推广的可行性探究

结合试点情况，本课题总结了以下研究和实践经验，似可解决或部分解决我国电子文件归档和电子档案管理的一些共性问题，并具备较良好的复制推广前景：

1、模式创新，改革电子档案管理方式

无纸化办公使传统档案的手工管理方式减效或失效，电子文件归档、电子档案管理工作实践，为档案业务从传统工作方式向现代管理模式转型带来了发展机遇。在自贸区开展的试点，建立全新的电子文件归档和电子档案管理模式，实现两个过渡、两个转变：

一是电子文件归档模式从“双套制”向“单套制”过渡；

二是电子档案管理方式从“实体管理”向“信息管理”、“知识管理”过渡；

三是档案管理手段从“计算机辅助管理”向“系统控制”、“智能管理”转变；

四是档案管理人才储备从“单一型”向“复合型”转变。实践证明，科学的电子文件归档和电子档案管理方法能够确保“单套制”管理的电子档案真实、完整、可用和安全。

该方法也推动无纸化办公条件下电子文件归档和电子档案管理工作的创新实践。

2、制度配套，规范电子文件归档和电子档案管理业务

规范是整合和共享的前提，电子文件归档和电子档案管理工作关键在于技术方案与管理制度配套互补。在试点中，我们坚持对电子文件归档和电子档案实施全过程管理，坚持以制度和标准为导向，进一步明确部门归档职责，研究杭理传统档案业务规范，制订电子文件归档范围和电子档案保管期限表，规范电子文件的分类、整理、归档和电子档案的鉴定、保管、利用等环节的业务需求。

试点按照“电子档案规范生成、协同共享”原则，进一步完善标准、规范和制度，明确了电子文件形成、电子文件归档和电子档案管理各方责权，实现文、档制度和管理协同保障。

3、系统控制，开发电子文档集约管理平合

通过对试点单位原有的文档管理系统流程和功能再造，建设了一套业务规范、技术先进、性能优良、功能完善、界面友好、运行安全的电子文件归档和电子档案管理系统。实现了电子文件归档集约化，以及电子档案的集中管理；完善了基于电子政务的电子签章、电子认证技术应用；建立了量化的电子文件归档质量监控体系，定期对电子文件归档的数量、种类和质量等各项指标进行技术监控;综合运用了自动采集、检测、数字签名和元数据采集等技术措施。

这一系列举措，推动了各部门在统一的网络平台和互信、互认的软件系统上开展文档一体化管理，保证了电子档案真实完整、安全可靠、长期可用。

此外，针对传统工作状态下文档脱节、多头管理和档案管理人オ等问题，我们

一是加强机构内部档案部门与业务部门，信息化部门与系统开发部门的协调，做到文档工作管理和系统运行集约集成，业务需求与技术方案无缝链接;

二是要求全员归档，强调文件的产生者就是档案的形成者，培养形成“全程管理、全员参与”的责任意识;

三是建立以用促管机制，在加强电子裆案管理的同时，积极贯彻主动服务的理念，适时开展档案信息资源的开发利用研究;

四是及时对接政策配套，加强与档案行政管理部门、档案接收部门的沟通联系，确保电子档案的规范有序管理，并满足长期保存的需要。

(二)电子文件归档和电子档案管理新模式在中国(上海)自贸区范围的复制应用

1、新模式管理对象拓展至各门类电子文件和电子档案

在文书类电子文件归档和电子档案管理新模式试点成熟的基础上，课题组将进一步推动此种模式在照片类、音像类和业务类电子文件归档管理方面的复制推广，通过数据接口调用各类办公业务系统中的归档数据，实现资源集约化管理。数据接口调用如下图所示：

另外，为确保今后电子档案顺利移交进馆，下一步将不断完善和优化网络架构，实现局域网、政务网的系统对接，并预留接口，实现与国家综合档案馆电子档案移交接收系统的衔接。系统部署如下图所示：

2、电子文件归档和电子档案管理新模式在中国(上海)自贸区范围的复制应用

目前，自贸区已扩区至120.72平方公里，除保税区管理局外，另设置了陆家嘴管理局、金桥管理局、张江管理局和世博管理局。电子文件归档和电子档案管理新模式在保税区管理局的试点工作完成后，将着手开展在另外四个片区的复制应用。

拟在与自贸试验区管委会建立良好的联系沟通基础上，联合制发相关文件，全面调研其他各管理局的业务工作和文档管理情況，安装和运行成熟的电子文件归档和电子档案管理系统，争取用2～3年的时间在整个自贸区行政机关全面推行电子文件归档与电子档案管理单套制模式。

（三）电子文件归档和电子档案管理新模式在自贸区以外的推广应用

近年来，各区的档案信息化项目研发中，不仅重视电子文件归档和电子档案管理的功能研发，而且普遍将区域内电子文件的集中归档、实现集约化管理作为主要的建设任务。

如:长宁区政务办公系统建设过程中始终贯穿四个统一:

即由区档案局统一规划组建全区电子文件归档管理系统，统一制订文件管理与电子档案管理衔接兼容的业务规范和技术标准，在电子政务网络平台上统一开发电子文件形成、办理、归档与电子档案移交接收一体化的协同办公系统，并统一管理联网单位归档移交的电子档案；

静安区规定各机关可以采用各自的OA系统及网络平台，但电子文件归档管理和电子档案报送接收工作必须使用统一的网络平台和由区档案局统一研发的软件；

虹口区规定各机关可以采用各自的OA系统及网络平台，可以自行研发合适的电子文件归档管理系统，但需上报、移交的电子档案必须按照档案局统一的格式和标准，并下载至脱机载体中离线移交档案馆。上述情况为电子文件归档和电子档案管理新模式在各区的推广创造了有利的条件。

鉴于扩区后的自贸试验区管委会已与浦东新区人民政府合署办公，且浦东新区电子文件中心系统经过多年运作已日趋成熟，并逐渐成为新区电子文件的数据中心、管理中心及对外利用中心，可以尝试在自贸试验区全面复制应用的基础上，首先在浦东新区推广电子文件归档和电子档案管理新模式，并逐步拓展到全市党政机关。

开展电子文件归档和电子档案管理新模式试点，不仅回应了自贸区的实际需求，也顺应了信息化发展的必然趋势，同时也是上海档案部门主动围绕中心、服务大局的切实举措，对于上海以推进自贸试验区建设为突破口，推进经济体制改革、政府职能转变，当好改革开放排头兵具有积极意义。

课题组认为，全面加强本市电子文件归档和电子档案管理工作，本市档案部门还应重点在以下几方面作进一步的努力：

一是建立宏观管理机制，将全面开展电子文件归档和电子档案管理纳入本市推进智慧城市建设和本市信息化工作的顶层设计中，实现本市信息化发展规划与档案事业发展规划的顺利对接；

二是建立沟通协调机制，研究和建设本市统一的电子政务平台，开发和使用通用的文档一体化办公系统，从源头上确保各机关电子文件真实、完整、有效，归档及时、准确、规范，并进一步明确电子档案的归属流向和开发利用权限。

三是建立规范保障机制，统一制定和发布相关规章制度、操作标准和管理办法，将电子文件归档和电子档案管理工作纳入本市电子政务绩效考核内容，同时对推进该项工作中所需要的经费保障、人才保障和技术保障等需求给予足够的重视和支持。